Dilek Sultan AYAN - 2013

Dilek Sultan AYAN - 2013
FİLODER – Başkan
FLEET MANAGER TURKEY – Genel Müdür
Kaynak: Auto Motor Sport Dergisi – 2013 Eylül Sayısı

“Filo yöneticiliğinin önemi hala anlaşılamadı”

Filoder ne zaman kuruldu, derneğinizin kuruluş amacı nedir?

FİLODER “Filo Otomotiv Kullanıcı ve Yöneticileri Derneği”, araç kullanıcısı şirketlerin filo yöneticilerini ve filodan sorumlu yöneticilerini tek bir çatı altında toplayarak, firmaların araç filosuna yönelik operasyonel ve kanuni tüm sorunlarına, kamusal alanda ve özel sektör nezdinde etkili çözümler üretebilmek adına 31 Mayıs 2013 tarihinde İstanbul’da faaliyetlerine resmi olarak başlamıştır. Kurumsal değil, bireysel üyelik kabul eden derneğimizin kurucuları ve üyeleri arasında bir çok uluslararası ve yerel filo kullanan şirketlerin, üst düzey filo yöneticileri ve uzmanları yer almaktadır.

FİLODER, çok önemli bir meslek olan ve bizce henüz tam olarak gerekliliği ve önemi anlaşılmamış olan “Filo Yöneticiliği” mesleğinin, belirli standartlarla yapılmasını sağlamak, sektöre hazır uzmanlar yetiştirmek, mevcut filo yöneticilerine mesleki eğitimler verilmesini sağlamayı amaçlamaktadır. Filo sektörü Türkiye’nin en hızlı gelişen ve gelişmeye devam eden sektörlerinden biri olmasına rağmen, sektör yöneticilerinin vizyonlarını geliştirecek, filo sorunlarına kalıcı çözümler sağlayabilecek doğru ve güncel bilgiye ulaşabilmek maalesef hiç de kolay değildir. Hatta bu tarz bir bilgi kaynağının olmadığını üzülerek belirtebiliriz.

Oysa tedarikçiler dışında; hizmet veya mal alan müşteri kitlesi şirketlerin haklı beklentilerini, iyileştirilmesini talep ettikleri hizmet noktalarını, neyi, neden tercih edeceklerini kendi ağızlarından dile getirmeleri ve bu bilgileri anketlerle kamuoyu ile paylaşmak, böylece belirli standartları oluşturmaya düzenli şekilde katkı sağlamak Filoder’in diğer hedefleri içindedir.

Türkiye’de kaç filo yöneticisi var? Bu meslek için özel bir eğitim programı var mı?

Bu sorunuza karşılık, TR’de “Kiralık veya özmal olarak araç kullanan kaç bin şirket var?” sorusuna cevap aramamız gerektiğini düşünüyorum. Aslında Türkiye’de 10 adet ve üzeri araç kullanan her şirket, farkında olmadan filo yönetimi işini gerçekleştiriyor. Dolayısıyla 10 araç ve üzeri filo kullanan her şirkette bir “Filo Yönetim Uzmanı” var demek isterdik ama bu maalesef mümkün değil.

Araç sayısına göre birçok şirkette filo ile ilgilenen uzman veya yöneticiler diğer birçok ek görevleri de bünyesinde barındırıyorlar. İdari işler, muhasebe, personel veya bina yönetimi ile ilgilenen birçok meslektaşımız, bu sorumluluklarının yanında “araç filosu” ile de mevcut deneyim ve bilgileri ile ilgilenmeye çabalıyorlar. Özetle; diğer sebeplerden ötürü tüm süreçlerden sorumlu bir filo uzmanı yerine değişik departmanlarda bulunan kişilere sorumluluk parçalanarak dağıtılmaktadır.

Ne yazık ki Türkiye’de “Filo Yöneticisi – Filo Uzmanı” yetiştiren bir akademi, kurum veya kuruluş bulunmuyor. Profesyonel bir filo ekibi ve hatta bünyelerinde tamir kademeleri bulunan “Lojistik ve Kiralama sektörü” dışında nihai müşteri sahasında görev üstlenen filo yöneticilerine yönelik bir destek sağlayan hiç bir kurum maalesef bulunmamaktadır.

Bu alanda Otomotiv mezunu, bu mesleğe istekli gençler öncelikle bir servis bünyesinde veya bir kiralama şirketi bünyesinde kariyer yapmaya çalışıyorlar. Ancak sadece bir servis bünyesinde mekanik danışmanı veya hasar danışmanı olarak görev yapmış olmak, deneyimli bir filo yöneticisi olarak sektörde iş bulmayı sağlamıyor.

Aynı şekilde kiralama şirketi bünyesinde sadece kendi uzmanlık alanında (Hasar uzmanı, bakım uzmanı, lastik uzmanı, trafik cezaları uzmanı vb.) 1-2 yıl deneyim kazanan bu arkadaşlarımızın da bir şirketin komple filosunu yönetecek deneyime sahip olduğunu düşünmek maalesef iyimserlikten öteye geçmiyor.

Bir şirket bünyesinde filo yönetim uzmanı olarak görev alacak filo uzmanı arkadaşlarımızın hasardan, sigortaya, bakım ve onarımda, kanuni mevzuatlara, filo bütçesi oluşturmaktan, lastik yönetimi, araç takip sistemi yönetimi, akaryakıt yönetimi, ogs, araç yenileme ve iade planlamaları dahil, iç müşterilerin memnuniyetini sağlamaya kadar bir çok filo adımlarında deneyim ve tecrübe sahibi olması bekleniyor.

Okulu olmayan bu meslekte birçok arkadaşımız değişik şirketlerde çalışarak uzun yıllar edindikleri tecrübe sonucunda donanımlı bir Filo Yöneticisi ‘ne dönüşebiliyorlar. Kiralama şirketleri, otomotiv servisleri, sigorta şirketleri bünyelerinde çalışan arkadaşlar, filo yönetim uzmanlığı için kendilerine teknik bir altyapı kazandırmaktan daha fazla ileri gidemiyorlar. Muhakkak ki nihai bir filo müşterisi bünyesinde yukarıda belirtiğimiz tüm süreçleri uzun yıllar deneyimlerine eklemeleri ile gerçek bir filo uzmanı olunabiliyor.

Filo yöneticisi çalıştığı şirkete ne gibi faydalar sağlar?

Şirketlerin araç sürücüleri, arabaları konusundaki ilk sorun veya talebinde öncelikli olarak kendi firmalarındaki “filo uzmanlarını” ararlar. Çünkü Araç uzmanı gördükleri bu kişilerin kendi sorunlarına hızlı, doğru ve maliyetsiz çözümler üretmesini beklerler. Yıllardır bu işin içinde olan arkadaşlarımızda çok iyi bilirler ki, Filo Yönetiminde bazı anlar gelir ve araç kullanıcısı, filo müşterisi şirket, otomotiv markası, servisi, kiralama şirketi, akaryakıt firması, sigorta firması, lastik firmaları, araç takip firmaları vb dâhil her kurum “öncelikli olarak kendi şirket çıkarını kollamayı” düşünür. Özetle bu durum; ortada olan bir maliyetin kimin, hangi firmanın bütçesinden çıkacağı anlamını taşımaktadır.

Filo Yöneticisi şirketinin filo giderlerini minimum seviyelerde tutmak, en azından planlanmış bütçe içerisinde kalmasını sağlamak için mesai tüketir. Bu noktada gerekirse şirket araç kullanım politikalarını devreye sokarak kullanıcı hatalı filo maliyetlerini sürücüsünün maaşından kestirebilir. Ama öncelikli olarak filo yönetiminde garanti süreçlerini sonuna kadar kullanabilmek, sigorta kapsamından yüzde yüz faydalanılmasını sağlamak, sözleşmeye dayalı kiralama haklarını da sonuna kadar şirketi lehine kullanmaya çalışmak, filo uzmanının firmasına sağlayacağı en önemli katma değerlerdir.

Bir diğer en önemli faydası iç müşterisi olan araç kullanıcılarının her daim araç tekerleklerinin dönebilmesini sağlamaktır. Bu durum her daim iş süreçlerinin kesintisiz devam etmesi, şirketinin daha çok para kazanması demektir. Maliyetlerde para tasarrufu, sürücü – çalışan güvenliği, zaman tasarrufu, filo kullanan çalışanların memnuniyeti ve sonuç olarak işverenlerin, şirketlerin mutluluğunu sağlamaktır.

Genele bakıldığında filo giderlerindeki en büyük kalemi yüzde 36 ile yakıt masrafları oluşturuyor. Yakıtı yüzde 23 ile amortisman, yüzde 11 ile sigorta ve yüzde 9 ile bakım onarım ve lastik giderleri takip ediyor. İyi bir Filo Yöneticisi teknolojiyi kullanma imkânı olsun olmasın bu oranlar üzerinden doğru araç kullanım politikalarıyla ciddi tasarruflar sağlayabilir. Tabi bu politikalar her şirketin kurumsal rengine göre farklılık gösterecektir. Fakat iyi bir Filo Yöneticisi her zaman tespit eder, kurgular, önlem alır ve öneriler sunar.

Türkiye’de genel verilerden yola çıkıldığında filo kullanan şirketlerin personel giderlerinden sonra, bütçelerindeki 2. en büyük gider kalemini filo ve filoya bağlı diğer giderler oluşturmaktadır. En büyük tasarrufun giderler üzerinden yapılabileceği gerçeğini düşünürsek, konusunda uzman bir Filo Yöneticisinin yılsonunda sağladığı tasarruf oranları rakama çevrildiğinde çok büyük faydalar sağlanabilmektedir. İş ve işçi sağlığı açısından da sürekli sıcak temasla Filo’nun yönetilmesi çok önemli olumlu sonuçlar doğurmaktadır.

Ayrıca uzman bir Filo Yöneticisinin iç müşterilere kazandırdığı kolaylık, zaman ve memnuniyet ölçümlenemeyecek kadar  (şirketlerin filosunu kullanan çalışanları) büyük faydalar sağlamaktadır.

Tabi bu farkı hissedebilmek için bir filonun gerçekten her anlamda uzmanlıkla müşteri tarafında doğru yönetilmesi gerekmektedir. Filo Yöneticilerinin başarılı olmasında ki diğer bir önemli husus ise şirket yönetiminin üst düzeyde bu birime destek sağlamasından geçmektedir. Üst yönetimin araç politikalarının uygulanmasında filo yönetimine tavizsiz destek sağlaması, şirket bünyelerinde çok başarılı filo yönetimlerinin oluşmasını sağlamaktadır.

Kanuni anlamda filo yönetimiyle ilgili ne gibi eksiklikler var?

Araç ve filo sektörünü ilgilendiren birçok uygulama, kanun ve yönetmelikler, maalesef bu işin asıl sahibi, kullanıcısı ve de mağduru olan filo müşterisi şirketlerin hiçbir fikri ve görüşleri alınmadan yürürlüğe girebilmektedir. FİLODER olarak gündemdeki ilk sorunlarımızdan bazıları filo araçların muayene sistemi ve şirketlerin uzun dönem kiraladıkları araçları ile şirket içi insan taşınmasının engellenmesine yönelik uygulamalar. Sözleşme ile 3 yıllık kiraladığınız ve şirket genel müdürünüze tahsisli bir araç ile şoförünüz kendisini havalimanına bırakamıyor. Ancak bu bırakmalar anında polis çevirip kaçak taksicilik yapılıyor diye inanılmaz cezalar kesebiliyor. Bunun gibi mağdur olduğumuz birçok sorun FİLODER olarak gündem maddelerimiz içerisindedir.

Filoder’ in sektöre hangi noktalarda faydası olacak?

Türkiye’de şirketlerin üzerine kayıtlı otomotiv sayısı 2 milyon seviyelerinde. Bu rakam içerisinden firmaların kiralık olarak kullandıkları araç sayısı ise 150.000 civarındadır. Biz, FİLODER olarak 2 milyona yakın araç yönetimini üstlenen irili ufaklı bu şirketlere ve filo yöneticilerine, uzman destekler sağlayacağız. Sektörde hizmet alan taraf olan filo müşterilerinin beklentilerini tedarikçilere, devletin ilgi mercilerine, yetkili yerel yönetimlere ve hatta üreticilere kadar taşımak, çözüm aramak, iyileştirmeler yapılmasını sağlamak filo kullanıcısı şirketlere sağlayacağımız en önemli destek ve faydalardır.

Aslında bir ürün veya hizmetin iyileştirilmesi denince akla ‘kötüden iyiye fikrinin’ gelmesi de her zaman çok doğru değil. İyi olan bir ürün veya hizmetin her zaman daha iyi için geliştirilmesi zamana ve tüketicilere daha iyiyi sunma çabaları zaten her başarılı markanın izlediği yoldur. FİLODER olarak, bu süreçlerin daha hızlı ve müşterinin öncelikli beklentisine göre şekillendirilmesini sağlamak genel mottomuz olarak düşünülebilir.

Üyelerimiz arasında bilgi ve tecrübelerin paylaşılması, çok pahalı sonuçlarla elde edilen deneyimlere kolayca sahip olabilmek çok önem taşımaktadır. Derneğimiz bünyesindeki bilgi paylaşımları ile sektörde dolaşan şehir efsanelerinin aydınlanacağından da hiç şüphemiz yok.

Filo Uzmanlığı – Yöneticiliği mesleği bir zamanlar IK departmanlarının geçtiği süreçlerden geçiyor. Ama farkındalık arttıkça bu mesleğin önemi de anlaşılmaya başlandı. Yine de nafile, çünkü hazır iş gücü bulmak başka bir sorun. İşte bu noktada sektörün en büyük ihtiyacı olan tam donanımlı Filo Yöneticileri yetiştirilmesine katkı sağlayacağız. Böylece hem yeni mezun otomotiv okumuş gençlere, hem de şirketlere katkı sağlayacak, sektörümüzün hızla aydınlanmasını, gelişmesini sağlayacağız.

Üye olma şartları nedir? Şu anda kaç üyeniz var?

FİLODER’E 10 adet ve üzeri araç filosunun yönetiminden aktif olarak sorumlu olan filo uzmanları ve yöneticileri üye olabilmektedir. Derneğimiz; nihai müşteri tarafında görev alan Filo Yöneticilerinin üyeliğine açıktır. Tedarikçiler bünyesinde yer alan filo yöneticilerinin derneğimize üyelikleri mümkün değildir. Derneğimize üye olmak isteyen ve uygun şartlara sahip her kişi www.filoder.org sayfamızdan üyelik başvurusunda bulunabilirler. Derneğimiz yeni kurulmuş olmasına rağmen, şemsiyemiz altında şu an aktif olarak 10.000 araçtan fazla filoyu yöneten üyeye sahiptir. Yeni bir dernek olmamıza rağmen yurt dışından ve yurt içinden birçok şirket ve resmi kuruluş, filo sektörü ve filo tedarikçileri hakkında bilgi edinmek adına derneğimize ulaşıyorlar. Bu noktada doğru bilginin paylaşılması adına Türkiye filo sektörünün tüm tarafları ile sağlam zeminde iyi iş birliktelikleri geliştirmeyi hedefliyoruz.

Tedarikçiler FİLODER üyelerine yönelik toplu pazarlama çalışmaları gerçekleştiriyorlar. Derneğimiz bu sayede de üyelerine maliyet avantajlı hizmet ve ürünlerden faydalanma olanağı sağlıyor. Diğer yandan binlerce araç yöneten filo uzmanı üyelerimize dönemsel “Filo Teknik Gezileri” organize etmek, bu bağlamda üreticileri ve ürünlerini daha yakından tanıtmak derneğimizin bir diğer hedefleri arasında yer almaktadır. Otomobil, lastik, akü nasıl üretilir? Akaryakıt benzin istasyonuna gelene kadar hangi süreçlerden geçer? Tüm bunları yerinde görmek ve incelemek, filo uzmanlarını heyecanlandıran aktivitelerdir. Aynı zamanda filo yöneticilerine yönelik toplu test ve tanıtım aktivitelerini gerçekleştirmek isteyen ilgili tedarikçi ve üreticilerimizden iş birlikteliklerinin önümüzdeki dönemde artarak devam edeceğine inanıyoruz.

Son olarak filo yöneticilerinin oyları ile belirlenecek ve her yıl geleneksel olarak yenilenecek “Filo Mükemmellik Ödülleri” ile sektörün en iyilerinin seçileceği bir organizasyonumuzun olacağını da buradan duyurmaktan mutluluk duyuyoruz.

Dilek Sultan AYAN

Detaylı bilgi ve size özel sunum için

İstek Oluşturun

Rakamlarla FMT

Fleet Manager Turkey, olarak 2000 yılından bu yana 10.000’den fazla şirket araç filosuna yönetim desteği verdik. 1000’lerce araçlık filoyu tam destek sunarak yönettik. 400.000’den fazla sürücü destek çağrısı cevapladık. 28.000 Filo sürücüsüne kaza ve kriz anı danışmanlığı sağladık. 100’lerce yöneticiye filoya dair 10.000’lerce rapor sunduk. 1000’lerce Sürücüye işe girişte sürüş testi yaptık. 280 Şirketin filo yöneticileri filo yönetimi eğitimlerimizden faydalandı. Müşterilerimize ortalama; “1.200.000 TL Akaryakıt harcamalarından, 2.800.000 TL Araç kiralama maliyetlerinden, 900.000 TL bakım ve onarımlardan, 470.000 TL Lastik ihtiyaçlarından tasarruflar sağladık.” %160 Olan hasar gerçekleşme oranını %70 seviyelerine indirdik.

Filonuza kontrol ve güvenlik,
Sürücülerinize memnuniyet,
Şirketinize tasarruf,

FMT Turkey