Mustafa ŞAHİN - 2009

Mustafa Şahin
Imperial Tobacco Türkiye - Mali İşler Müdürü - 2009

Mustafa Bey Merhaba, FMT müşterilerine sizi daha yakından tanıtabilir miyiz? Mustafa Şahin kimdir?

1959 Karadeniz doğumluyum. Evliyim ve bir kız çocuk sahibiyim. İstanbul İktisat Fakültesi, işletme ve istatistik dalı mezunuyum.30 yıla yaklaşan profesyonel bir iş hayatım var. Aynı zamanda yeminli mali müşavirim, ancak bu görevimi serbest olarak icra etmeyip, şirkette bağımlı statüsünde çalışmaktayım. Özetle Mustafa Şahin çevreye çok duyarlı, doğa düşkünü, bir kişiliktir diyebilirim. Boş zamanlarımı Çatalca’da bulunan köy evimde, bahçe işleri ile uğraşarak, sebze ve meyve üreterek, en azından üretmeye çabalayarak geçirdiğimi söyleyebilirim. Açıkçası bahçe işleri ve toprak ile uğraşmaktan, büyük bir keyif alıyorum, 

Yaklaşık 7 yıldır, Imperial Tobacco Türkiye’de Mali İşler Müdürü olarak görev yapmaktasınız. Buradaki sorumluluklarınız hakkında, bilgi alabilir miyiz?

Imperial Tobacco’da sadece Mali işler değil bunun yanında, muhasebe, finans, legal olarak şirketi ilgilendiren konular, devlet ve sektörümüzle ilgili, kurumsal şirket işlerini de yürütmekteyim.

Imperial Tobacco’ nun dünya sigara sektöründeki rolünden ve Türkiye’deki yatırımlarından bahsedermisiniz?
Imperial Tobacco dünyanın 4. büyük sigara şirketidir. Firmamız büyümesini, genelde yaptığı satın alımlarla gerçekleştirmiştir. Dünya genelinde 34 fabrikası olan şirketimiz, 2005 yılının Nisan ayında, Manisa Organize Sanayi Bölgesi'nde açtığı fabrikasıyla faaliyetlerine resmen başlamıştır. Imperial Tobacco Türkiye'nin 2 yıllık dönem içerisinde yaptığı yatırım 73 milyon dolara ulaşmıştır. Son teknoloji ürünü makine parkıyla donatılan ve dünyada Davidoff sigaralarının üretildiği 3 fabrikadan biri olan tesis, Imperial Tobacco'nun sıfırdan inşa ettiği ilk ve en modern üretim merkezi olma özelliğini de taşımaktadır. Imperial Tobacco Manisa fabrikasında, grubun ürün portföyünün önemli oyuncularından olan Davidoff, Davidoff Slims, West, West Ice, Bianca, Slims, Polo Slims, Klasik, Maxim, L&B, Regal ve Superkings sigaraları üretilmektedir. Imperial Tobacco’nun merkezi İstanbul’da olup, Genel Müdürümüz Sn. Daniel Pradilla’dır.

FMT’nin, otomotiv ve rentacar sektöründen tamamen bağımsız olan “Profesyonel Filo Yönetim Hizmetleri” Türkiye’de bir ilk. Siz bu tarz bir hizmetin, şirketler için gerekli olduğuna inanıyor musunuz? FMT’den bu hizmeti almaya, nasıl karar verdiniz?

Ben şahsen, şirketlerin kendi iştigal konuları ve kendi uzmanlık alanları dışındaki işlerini, işinin profesyoneli olan dış servislere devretmesi taraftarıyım. Bu açıdan değerlendirdiğimde, sizin verdiğiniz bu hizmete, şirketlerin kesinlikle ihtiyacı olduğunu düşünüyorum. Imperial olarak daha önce, uluslararası araç kiralama şirketleri ile çalışıyorduk ve bu filo yönetim hizmetlerini, o firmalar kendi araç grupları için bizlere vermekteydi. Ne zamanki; Kara Yolları Kanunu gereği K2 Yetki Belgesi, kendi işini yapan ve kendi ürününü dağıtan firmalara, Avrupa Birliği Uyum yasaları gereğince, zorunlu hale getirildi, bizde tüm ticari grubu araçları kapsayan, bu zorunlu belge sebebi ile araçlarımızı, özmal olarak satın almaya başladık. Satın alım planlaması yaptığımız dönemde, bu filo yönetim hizmetini kiralama şirketlerinden, ayrıca talep ettik. Aynı zamanda da dünya genelinde olduğu gibi, bu filo yönetim hizmetini bağımsız bir şekilde, Türkiye’de sağlayan bir firma varmı diye araştırdık.  Araştırmalarımız sonucu, FMT ile tanıştık. Yaptığımız değerlendirme ve görüşmeler sonucunda, ilgili hizmeti rentacar şirketinden aldığımızda, bir takım teknik sorunlarla karşılaşacağımızı gördük. FMT’ nin otomotiv ve rentacar sektöründen, tamamen bağımsız şekilde, sadece bu işi yapıyor olması ve filo yönetimi konusundaki, uzmanlık ve deneyiminin, işimize olumlu katkılar sağlayacağına inanarak, FMT’yi denemek istedik. 3 aylık bir deneme süresinin sonunda da, işimize olan operasyon el katkılarını ve filo yönetimindeki uzmanlıklarını görerek, iş birlikteliğimizi devam ettirmeye karar verdik.

Imperial Tobacco Türkiye’de 400’e yakalaşan bir araç filosuna sahip ve bu araçlarınız, otomotiv ve 3500 ton altı hafif ticari araçlar olmak üzere, 2 gruba ayrılmış durumda. Bizler biliyoruz ki ticari araçlarınız daha önce kiralıktı ve K2 yetki belgesi, zorunlulukları sebebi ile bu araçları, diğer tüm şirketler gibi, Imperial Tobacco’da artık satın almakta. FMT’nin filo yönetimini üstlendiği araç filonuzda, öncelikle bu “özmal ticari araçlarınız” için aldığınız hizmetten, bahseder misiniz?

Yukarıda da belirttiğim gibi, FMT ile çalışma ve bu hizmeti dışarıdan profesyonel bir şekilde almamızın temelinde, K2 Yetki Belgesi zorunluluğu ile dağıtım yaptığımız ticari araçlarımızı satın almak durumunda kalmamız yatmaktadır. Kendi araçlarımızın yönetimini, rentacar şirketine devredemeyeceğimizi anlamıştık. Bu durumda; 2 alternatifimiz bulunmaktaydı. Ya şirket bünyesinde bir, filo yönetim ekibi kurarak bu araçların tüm operasyon ve kanuni gerekliliklerini yürütecektik, yâda; sadece bu hizmeti veren profesyonel bir firma ile çalışacaktık. Biz 2. alternatifin firmamız için, daha avantajlı olacağına karar verdik ve bu konuda da, yanılmadığımızı FMT’nin sağlamış olduğu hizmetlerle anladık. FMT ticari araç filomuzun ilk alındığı günden bu yana, tüm Türkiye’deki servis organizasyonunu tamamladı. Bu noktada, Ford Otosan, yetkili Ford servisleri ve Imperial Tobacco arasında, bir süspansiyon görevi üstlendi. Ford fabrikanın verdiği filo indirimlerinin üzerine, artı avantajlı filo indirimleri ile servis sözleşmelerinin, bölgesel olarak yapılmasını sağladı. Araçlarımızın kasko yenileme dönemlerinde, sigorta şirketimizden avantajlı wording şartları elde etmemizde FMT sahadaki filo yönetim tecrübesi ile destek oldu. Merkez ofisimizde yerleşik olan, filo yönetim uzmanları sayesinde, tüm Türkiye genelindeki bölge depolarımızda ve sahada, her hangi bir sıkıntı yaşayan araç kullanıcılarımız, artık tek bir telefonla, her türlü teknik destek ve servis yönlendirilmesine, anında kavuşabiliyorlar. Aynı zamanda kullanıcılarımız kaza, hırsızlık, park halinde kaza vs. durumlarında olay yerinden, FMT filo uzmanlarına anında ulaşıp, her türlü doğru yönlendirme ve profesyonel desteği alabiliyorlar. Bu tarz durumlarda, araç kullanıcısı daha önce bağlı olduğu bölge müdürünü arayıp onlardan destek istiyordu. Şimdi, FMT sayesinde herkes asıl işine daha fazla zaman ayırabiliyor ve bu durum şirketimize, ayrıca katma değer sağlıyor.

FMT Aynı zamanda firmanıza “fatura operasyon” hizmeti sunmakta. Ford Otosan, Imperial Tobacco ve FMT işbirliği ile Türkiye genelindeki tüm servislerde, bakım onarım gören araçlarınızın servis faturaları, FMT’ye kesiliyor ve FMT firmanıza, ayda 2 fatura ile ilgili masrafları yansıtıyor. Bu işlem, operasyonel ve muhasebesel olarak, firmanıza ne gibi avantajlar sağlamakta?

FMT’nin “Fatura Operasyonu” öncelikle, şirket içindeki iş yükümüzü inanılmaz azaltmaktadır. İş yükünün azalması ile finans ve muhasebe bölümümüzdeki, evrak – fatura sirkülâsyonumuzda azalmaktadır. FMT ile çalışarak aslında hem filo yönetim ekibi istihdam etmekten, hem de filonun muhasebeye getirdiği iş yükü sebebi ile muhasebeye ekstra eleman almaktan kurtulmuş oluyoruz. Kaldı ki bu iş uzmanlık gerektiren bir durum ve kendi bünyenize alacağınız ekstra muhasebe elemanı, teknik donanım gereken fatura kontrolünü FMT gibi yapamayacaktır. FMT faturalarımızı teknik anlamda kontrol ediyor, bir yanlışlık varsa, zaten bize geçmeden ilgili faturayı, servise iade ediyor. Ayda 2 kez yansıttığı, servis faturalarının ekine, orijinal faturaların kopyasını koyup, üzerine de bölgesel olarak cost center numaralarını yazarak, muhasebede ilgili tutarın hangi masrafa kaydedileceğine, yardımcı oluyor. Bu süreçte kazanılan artı zaman, şirketler için gerçekten çok önemlidir diye düşünüyorum. Sonuçta muhasebe ve finans bölümlerinin, çok daha öncelikli zamanını alan, farklı işleri bulunuyor.

Aynı şekilde, “Trafik Ceza Yönetimi” operasyonları da FMT tarafından bir hizmet olarak, firmanıza sunuluyor. Gelen tüm cezalarınızı FMT ödeyip, ilgili ceza makbuzlarını size dönemsel olarak, tek bir Dekont ile yansıtıyor. Bu hizmetin, muhasebe iş yükünüze ve nakit akışınıza, ne gibi olumlu katkılar sağladığını anlatabilir misiniz?

Fleet Manager Turkey tarafından sunulan bu hizmetinde, bizim için çok avantajları var. Öncelikle gelen tüm cezalar, FMT filo yönetim uzmanları tarafından kayıt altına alınıp, bizlere raporlanabiliyor. Hangi bölgeler en çok ceza yemekte, en çok ceza yiyen araç ve kullanıcısı, ağırlıklı yenilen ceza tipleri, saatleri veya günleri, tüm bu bilgiler bizim için farklı kriterlerle, saha müdürlerimizi yönlendirmemize ve uyarmamıza yardımcı olmakta. İlgili müdür arkadaşlarımızda bu bilgilendirmelerle, ekibine gerekli uyarıları anında yapabilmekte. Artı olarak şirket politikalarımız gereği belirli ceza tiplerini araç kullanıcısından kesmek veya tahsil etmek durumundayız.

FMT ilgili iç politikamız gereği bu kapsamda gelen cezaların üzerine kullanıcı ismini ve masraf merkezini yazarak, bizlerin iş yükünü hafifletmekte. Bu operasyonda FMT’ ye belirli bir avans çıkıyoruz ve bu avans ile tüm cezaları FMT yatırıp, tarafımıza bir dekont ile masrafını ibraz ediyor. Bu sistemin bir avantajı daha var; o da bu sistem FMT üzerinden çok daha hızlı alındığından, arada işten ayrılan elemanlardan tahsilâtımızı kaçırma riskimizde ortadan kalkıyor. Benzer bir uygulamayı OGS operasyonlarında da FMT bizlere sağlamakta. Yani her şey çok pratik işliyor.

FMT Aynı zamanda, 2 farklı rentacar şirketinden kiralamış olduğunuz 200 âdete yakın, otomotiv grubu araçlarınızın, yönetimini de üstlenmekte. FMT’nin firmanız ve rentacar şirketi arasında, operasyonel bir süspansiyon görevi yürüttüğünü söyleyebilir miyiz? Kiralık araç filosu olan şirketler, bu hizmetten faydalan malımı sizce?

Bence faydalanmaları gerekir. Çünkü kiralama şirketi ile olan birçok problemde, anlaşamadığınız önemli noktalarda, bağımsız bir uzmanın çıkıp, arada bir hakem görevi üstlenmesi gerekiyor. Bu konuda FMT bağımsız ve uzman bir kurum olarak, her iki tarafında haklarını objektif olarak savunabilmek noktasında, büyük bir avantaj sağlamaktadır. Sonuçta kiralama firması ve müşteri, ortada olan bir sözleşme maddesini farklı farklı yorumlayabiliyorlar. Bu durum; hoş olmayan sonuçlar ve sürtüşmeler doğurabiliyor. FMT hakikaten bu noktalarda, objektif bir şekilde, uzlaşıcı alternatifler sunarak, gereksiz sürtüşmelerin önüne geçiyor. Aslında şirket araç kullanıcıları artık FMT’nin hizmetini öyle benimsedi ki, kiralık araç kullanan elemanlarımız ilk probleminde, Rentacar şirketini değil, FMT filo yöneticisini arayarak derdini anlatır, doğru yönlendirmeyi FMT’den bekler duruma geldiler. Merkez ofisimizde, hiçbir yöneticimiz rent firması ile muhatap dahi olmuyor operasyonel anlamda. Kullanıcıların bir sorunu varsa sabah geldiklerinde anahtarını FMT filo uzmanına teslim edip, sorununu anlatıyor ve işine devam ediyor. FMT gerekli görüşmeleri Rentacar şirketi ve anlaşmalı servisleri ile yapıyor, gün içinde aracın sorununu gideriyor ve anahtarı akşamüzeri çalışanın masasına bırakıyor. Bu müthiş bir kolaylık bizim gibi yoğun çalışan şirket merkezleri için. Rentacar firmasından gelen kira faturalarının, plaka bazında kontrolünü yine FMT üstleniyorlar. Ayrıca kullanıcı hatası kaynaklı olduğu belirtilen onarımlarda, FMT bağımsız bir kuruluş olarak servislerden detaylı bilgilendirmeler alarak, bizleri Rentacar firmasının yaklaşımına göre, doğru yönlendirebiliyor. Kiralama firmasının, her kullanıcı hatası dediği onarımı, artık direkt bir şekilde kabul etmiyoruz. Ayrıca; raporsuz veya park halinde araç kazalarında, kiralama firması ilgili onarım bedeli konusunda, sigorta ile sorun yaşadığını, sigortanın ödemeyi kabul etmediğini ve fatura etmeleri gerektiğini, bildirebiliyor. Bu tarz durumlarda, FMT sözleşme gereği tüm haklarımızı koruyarak konuyu çözüme kavuşturuyor. Yine rent firmasının bizlere yansıttığı, her türlü trafik cezası, ogs kaçak geçişleri gibi evrak ve faturalarını da FMT’nin uzman filo yöneticileri takip ediyor. En önemli konulardan biriside; araçların change işlemlerinde operasyon el yükümüzü, FMT üzerimizden alıyor. Kiralama firması ile Türkiye genelindeki, araç değişim iade ve yeni araç teslim almalarında, FMT zimmet formları ile süreci profesyonel bir şekilde yürütüyor. Yeni araçlara, otomatik benzin alım sisteminin montajlarını, iade araçlardan, ilgili sistemlerin demontajları operasyonunu da, yine FMT yürütmektedir.

FMT ve Imperial Tobacco merkezinde bulunan, Filo Yönetim Uzmanımız, filonuza ait tüm giderleri kayıt altına alarak, istediğiniz anda tarafınıza her türlü gideri bölgesel, plaka bazında ve araç kullanıcısı bazında raporlayabiliyor. İlgili raporlamalar, size ne gibi katkılar sağlamakta?

Bu raporlamalar özellikle bütçe dönemlerinde işimizi oldukça kolaylaştırıyor. Sonuçta geçmiş gerçek verilerle, önümüzdeki 1 yılı çok daha iyi analiz edebiliyor ve bütçemizi, en doğru şekilde oluşturuyoruz. Yılın her hangi bir QPR döneminde de gerçekleşen filo giderleri, bütçenin hangi boyutunda çok net görebiliyoruz. FMT bizlere araçların, vergi, sigorta, bakım, hasar onarım, lastik, ogs ve trafik cezası gibi tüm giderlerini dönemsel olarak raporlayabiliyor. İstediğimiz an istediğimi bilgiye ulaşabiliyoruz. Bu bilgiler, masraf merkezlerine göre bölgesel, plaka bazında, araç tipi bazında, kullanıcı bazında, gider ve giderlerin alt kalemleri bazında uzayıp gidiyor. Mustafa Şahin olarak şu an, Filo Yönetim Uzmanımızdan Ankara bölgede dağıtım yapan tüm araçlarımın yakıt hariç, KM başı işletim maliyetlerini istesem, 5 dk. İçin de cevabı Ertan Bey’den alabilir durumdayım. (aracın yıllık vergisi, sigortası, bakımı, lastik, cezalar vs..) Önemli olan tek konu; filonun tüm giderlerini FMT ve filo yönetim uzmanı üzerinden geçirmeyi sağlamaktır. Bu sistemi kurmayı başardığınızda, zaten FMT eline ulaşan masrafı hangi bölgeye ve hangi masraf kodu ile kaydedeceğini bildiği için, raporlarını da, daha faturayı giriş yaparken oluşturmuş olmaktadır. Şirketlerin bu noktada FMT’nin sistemine destek olması çok önemli bir konu. Bir çalışanınız aracı ile ilgili bir masrafını expens etmiş ve muhasebeye bu belgeler ulaşmışsa, bizim muhasebe elemanımız ilgili masrafların içindeki filo giderini, anında FMT ve filo yönetim uzmanına aktarmaktadır. Ancak bu şekilde eksiksiz verileri temin ettiğinizde, gerçek filo giderleriniz önünüze geliyor. Şirketler yıl içinde milyarlık Kasko sigortaları yaptırıyorlar. Ancak yılın her hangi bir çeyreğinde, benim hasar prim oranım nerede? Bu hızla devam edersek yılsonu hangi noktaya geliriz? Geldiğimiz bu nokta; bir sonraki yılın sigorta giderlerini düşürecek mi? Arttıracak mı? Hasarlardan indirim elde ediliyor mu vs.. tüm bu denetleyici ve önleyici kontrolleri, FMT,  sigorta broker firmamızın da desteği ile yaparak, bizleri ve saha ekibini zamanında ve en doğru şekilde yönlendiriyor.

Son olarak eklemek istedikleriniz.

Bu hizmetinizle, sektörde lider olarak hızla büyüyeceğinize, inanıyorum. Birçok şirketlerin üzerindeki filo iş yükünü, minimize ettiğinizden, firmaların bu hizmetinize kayıtsız kalmayacağını ve sektörünüzün, temizlik hizmetleri, güvenlik hizmetleri gibi, hızla büyüyeceğine inanıyorum. Teknik bir konu olan filo yönetimi için, şirketlerin kendi bünyelerinde, deneyimli eleman istihdam etmelerinin, bu hizmeti FMT’den almalarından daha maliyetli olacağını düşünüyorum. Ayrıca FMT ile çalışarak, sadece şirketinize yerleştirilen Filo Yönetim Uzmanından değil, FMT merkezin hizmet ve desteğinden de faydalanıyorsunuz. Yani aynı anda; firmanıza 5-6 kişilik bir “filo yönetim ekibi” hizmet verebiliyor. Böyle bir uzman kadroyu, zaten kendi bünyenizde tutmanız hem inanılmaz maliyetli, hem de mümkün değil. Başarılarınızın artarak devamını diliyorum. Hizmetleriniz için teşekkürler.

Mustafa Şahin

Detaylı bilgi ve size özel sunum için

İstek Oluşturun

Rakamlarla FMT

Fleet Manager Turkey, olarak 2000 yılından bu yana 10.000’den fazla şirket araç filosuna yönetim desteği verdik. 1000’lerce araçlık filoyu tam destek sunarak yönettik. 400.000’den fazla sürücü destek çağrısı cevapladık. 28.000 Filo sürücüsüne kaza ve kriz anı danışmanlığı sağladık. 100’lerce yöneticiye filoya dair 10.000’lerce rapor sunduk. 1000’lerce Sürücüye işe girişte sürüş testi yaptık. 280 Şirketin filo yöneticileri filo yönetimi eğitimlerimizden faydalandı. Müşterilerimize ortalama; “1.200.000 TL Akaryakıt harcamalarından, 2.800.000 TL Araç kiralama maliyetlerinden, 900.000 TL bakım ve onarımlardan, 470.000 TL Lastik ihtiyaçlarından tasarruflar sağladık.” %160 Olan hasar gerçekleşme oranını %70 seviyelerine indirdik.

Filonuza kontrol ve güvenlik,
Sürücülerinize memnuniyet,
Şirketinize tasarruf,

FMT Turkey